1. POMODORO – TECHNIK

Genau, Pomodoro, wie die Tomate. Ihren Namen hat diese Methode von den klassischen Küchenuhren in Tomatenform, die früher überall im Umlauf waren. Die Pomodoro-Technik basiert auf 25-Minuten Abschnitten (typischerweise mit einer solchen Eieruhr festgehalten, aber ihr könnt natürlich auch euer Handy oder sonst was nehmen), in die die Arbeitszeit eingeteilt wird. Dem zugrunde liegt der Gedanke, dass häufige Pausen die Leistungsfähigkeit verbessern und erfolgreiches Arbeiten mit sich bringen. Die Pomodoro-Technik wird in 5 Schritten umgesetzt:

SCHRITT 1: Definiert eure bevorstehende Aufgabe schriftlich und haltet somit euer Ziel fest.

SCHRITT 2: Stellt eure Eieruhr/Timer/Wecker auf 25 Minuten

SCHRITT 3: bearbeitet eure Aufgabe bis der Wecker klingelt

SCHRITT 4: Legt eine kurze Pause ein. 5 Minuten sind hier ein guter Richtwert

SCHRITT 5: Das macht ihr insgesamt vier Mal, danach legt ihr eine längere Pause von etwa 15-20 Minuten ein

Diese Methode ist übrigens besonders hilfreich für alle, die sich schnell von dem Gedanken, eine große Aufgabe zu beginnen, überfordert fühlen.

2. ABC-ANALYSE

Die sogenannte ABC-Analyse ist eine Methode, bei der Aufgaben in ihrer Wichtigkeit geordnet werden, und ihnen ein bestimmter Prozentteil an Zeit, die für ihre Erledigung aufgewendet werden sollte, zugeteilt wird.

A- Aufgaben sind Aufgaben die einen hohen Stellenwert haben, jedoch den geringsten Zeitaufwand erfordern. Pro Tag sollten nur ein bis zwei dieser Aufgaben erledigt werden, und etwa 3 Stunden hierfür eingeplant werden

B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und erfordern einen mäßigen Zeitaufwand. Von Ihnen kann man auch drei bis vier pro Tag erledigen, insgesamt sollten diese sich dann auf etwa eine Stunde summieren.

C-Aufgaben sind Aufgaben, die den geringsten Wert haben, aber besonders viel Zeit in Anspruch nehmen: Prinzipiell also der ganze langatmige Kram, der übrig bleibt: Texte Lesen, Recherchen, Routinearbeiten, Papierkram etc. Der Rest der verfügbaren Zeit sollte hierfür verwendet werden und etwa 45 Minuten beanspruchen.

Die vorgegebene Dauer ist hier natürlich nur beispielhaft und kann an eure Bedürfnisse und Kapazitäten angepasst werden. Solange ihr darauf achtet, verhältnismäßig zu bleiben, ist alles im Grünen.

3. EISENHOWER-PRINZIP

Das Eisenhower Prinzip ist – wir ihr euch vermutlich schon gedacht habt – nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der sie selbst angewandt haben soll. Dabei werden die verschiedenen Aufgaben, die euch bevorstehen, in vier Verschiedene Kategorien eingeteilt. Die Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit sind hierfür ausschlaggebend und bilden vier Kombinationsmöglichkeiten: 1. wichtig & dringend, 2. wichtig & nicht dringend, 3. nicht wichtig & dringend, 4. nicht wichtig & nicht dringend. Tabellarisch werden diese in 4 Quadranten unterteilt.
Nicht alle Aufgaben sind wichtig, nur weil sie dringend sind und andersherum. Das lässt sich leicht verwechseln. Das Eisenhower-Prinzip kann euch dabei behilflich sein, dies besser beurteilen zu können und Prioritäten zu setzen.

So werden werden für die verschiedenen Quadranten bzw. Kombinationsmöglichkeiten jeweils Handlungsrahmen vorgegeben:

1. Wichtig & Dringend: Sofort selbst erledigen
2. Wichtig & nicht dringend: terminieren und selbst erledigen
3. nicht wichtig & dringend: delegieren oder später selbst erledigen
4. nicht wichtig & nicht dringend: Wegfallen lassen (falls das wirklich nicht möglich sein sollte, könnte man diese Aufgaben auch auf unbestimmte Zeit aufschieben)

Obwohl das Eisenhower-Prinzip doch gelegentlich in der Kritik steht, könnte dies genau die Methode sein, die für euch funktioniert.

 

4. Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist eine der bekannteren Methoden und besagt, dass nur 20% des Aufwands bereits ausreichen, um 80% des Ergebnisses zu erreichen. Die restlichen 20% nehmen jedoch 80% des Aufwands in Anspruch – diese 20% sind das, was wir unter Perfektion verstehen. Mehr als dieses Grundverständnis steckt nicht dahinter. Das Pareto-Prinzip ist weniger Anleitung als Lebenseinstellung.

Das Pareto-Prinzip soll zum einen dabei helfen, falls notwendig, diese 20% ausfindig zu machen und zu erkennen, aber vor allem dazu anregen, sich darüber bewusst zu werden und zu kalkulieren, wie viel Prozent der Leistung tatsächlich notwendig oder gewünscht sind. Nicht alle Aufgaben müssen perfekt sein. Manchmal wollen wir einfach nur bestehen, oder eine 2,3 oder eine 1,7 oder was auch immer. Überlegt euch, was ihr wollt, und wie viel Aufwand ihr dafür tatsächlich aufwenden möchtet.

Übrigens meine Lieblingsmethode, weil es die einzige ist, an die ich mich tatsächlich halte. Das geht vermutlich vielen Studenten so.

5. Die 25000 Dollar-Methode

Die 25000 Dollar-Methode ist eine weniger bekannte, aber sehr simple Methode, die im Prinzip nichts anderes ist, als eine einfache To-Do Liste. Der Name kommt daher, dass – wir machen es mal kurz – ein Typ vor einer halben Ewigkeit mal einem anderen seine Idee für besseres Zeitmanagement für 25000 Dollar verkauft hat. Jaja, lacht ruhig. Jedenfalls ist das Prinzip sehr einfach:

Zuerst werden alle Aufgaben für den anstehenden Tag schriftlich festgehalten. Danach sortiert ihr sie nach ihrer Priorität und beginnt mit der wichtigsten Aufgabe. Wenn diese erledigt ist, überprüft ihr nochmal eure Prioritäten und ordnet eventuell neu dazugekommene Aufgaben ein. Dann macht ihr mit der nächsten wichtigsten Aufgabe weiter und wiederholt das ganze, bis ihr fertig seid (oder der Tag zu Ende geht).

Eine nach Wichtigkeit sortierte To-Do Liste wie diese ist eine einfache, schnelle und übersichtliche Methode eure Zeit und Aufgaben gut zu strukturieren und für so ziemlich jeden geeignet, der Aufgaben nicht gerne wegfallen lässt und alles im Auge behalten möchte.

 

Vielleicht ist ja auch für euch genau die richtige Methode dabei! Oder nutzt ihr bereits eine dieser Tipps? Lasst es uns in den Kommentaren wissen!